Do czego to służy
Ustawienia skrzynki robisz raz dla całej firmy. Dzięki nim poczta od dostawców trafia do właściwego lokalu, a powtarzalne maile (np. cotygodniowy raport) same dostają właściwy typ. Nie musisz poprawiać tego ręcznie za każdym razem.
Kto to widzi
Ustawienia widzi i zmienia właściciel oraz kierownik z dostępem do finansów. Otwórz Skrzynkę w menu (sekcja Finanse) i wybierz zakładkę Ustawienia. Obok jest zakładka Skrzynka z samą pocztą.
Krok po kroku
Jak skopiować adres skrzynki
- W części Adres firmowy zobaczysz adres skrzynki. Kliknij Kopiuj (oznaczenie 1).
- Ustaw przekierowanie poczty z fakturami na ten adres. Robisz to raz dla całej firmy, nie osobno dla każdego lokalu.
- Poniżej jest lista Adresy dla pojedynczych lokali. Jeśli dostawca obsługuje tylko jeden lokal, podaj mu adres tego lokalu. Faktura od razu trafi tam, gdzie ma.
Gdzie trafia poczta bez lokalu
Gdy z maila nie da się odczytać lokalu, trafia on do lokalu wybranego na liście Poczta bez wskazanego lokalu trafia do: (oznaczenie 3). Jeśli zostawisz pytaj mnie za każdym razem, każdy taki mail będzie czekał, aż wskażesz lokal.
Jak zmienić adres
Kliknij Zmień adres (oznaczenie 2). Aplikacja zapyta o potwierdzenie. Stary adres natychmiast przestanie działać i nie da się go przywrócić. Nowy trzeba będzie podać wszystkim dostawcom.
Jak zawęzić listę nadawców
Domyślnie skrzynka przyjmuje pocztę od każdego. Możesz zawęzić to do znanych nadawców.
- Przełącz przełącznik w części Kto może pisać na ten adres na włączony (na zrzucie jest jeszcze wyłączony). Obok pojawi się napis lista włączona.
- Wpisz adresy lub całe domeny w polu (oznaczenie 1), po jednym w linii, np. nazwę domeny hurtowni.
- Kliknij Zapisz listę.
Pod opisem widzisz Ostatni nadawcy, żeby łatwiej było przepisać prawdziwe adresy. Włączona lista nie może być pusta, bo odcięłaby całą pocztę.
Jak dodać regułę
Reguła mówi: „poczta od tego nadawcy to zawsze raport dostaw” albo „wszystko z newsletter@ ignoruj”.
- W części Reguły mailowe wpisz Nazwę reguły (oznaczenie 1).
- W części Warunki wybierz, co sprawdzać: Adres nadawcy, Domena nadawcy, Temat albo Nazwa pliku. Wpisz szukany tekst.
- Jeśli potrzebujesz więcej warunków, kliknij + Dodaj warunek (oznaczenie 2). Reguła zadziała, gdy spełnione są wszystkie warunki naraz. Jeśli chcesz „albo”, zrób dwie osobne reguły.
- W części Zrób wybierz Ustaw (oznaczenie 3) i wskaż Typ (np. Raport dostaw) oraz Lokal. Pole zostawione jako bez zmian niczego nie zmienia. Albo wybierz Ignoruj mail, żeby taka poczta była pomijana.
- Kliknij Dodaj regułę (oznaczenie 4).
Pierwsza pasująca reguła wygrywa. Przy każdej istniejącej regule widzisz, ile razy zadziałała (np. ani razu). Przycisk Usuń regułę usuwa ją. Poczta, która już przyszła, zostaje bez zmian.
Jak dodać własną klasyfikację
Część Klasyfikacje pokazuje cztery typy systemowe: Faktura kosztowa, Faktura sprzedaży, Raport dostaw i Inne. Sterują one tym, jaki dokument powstaje. Własne klasyfikacje służą do porządkowania poczty, którą i tak czyta człowiek, np. „Umowy” albo „Reklamacje”.
- W części Twoje klasyfikacje wpisz Nazwę (oznaczenie 1).
- W polu Co z tym robić (oznaczenie 2) wybierz Zostaw w Skrzynce albo Odłóż jako załatwione.
- Kliknij Dodaj klasyfikację (oznaczenie 3).
Własną klasyfikację ustawia reguła, a w Skrzynce możesz po niej filtrować. Nie tworzy ona nowego rodzaju dokumentu: faktury i raporty dostaw powstają tylko z typów systemowych.
Ustawienia i opcje
Skąd wiadomo, który typ wybrać.
- Faktura kosztowa tworzy fakturę kosztową gotową do akceptacji.
- Faktura sprzedaży trafia do rejestru należności, nie do kosztów.
- Raport dostaw importuje kursy do statystyk dostaw.
- Inne zostaje w skrzynce do decyzji człowieka.
Usuwanie klasyfikacji. Reguły, które ją ustawiały, przestaną to robić. Nie da się tego cofnąć, dlatego aplikacja najpierw zapyta o potwierdzenie.
Co jeśli…
- Maile od dostawcy nie przychodzą. Sprawdź, czy nie masz włączonej listy nadawców bez jego adresu albo domeny.
- Maile przychodzą, ale zawsze mają zły typ. Dodaj regułę dla tego nadawcy z ustawionym Typem. Nie poprawiaj tego co tydzień ręcznie.
- Poczta czeka na wskazanie lokalu. Ustaw lokal domyślny na liście Poczta bez wskazanego lokalu trafia do: albo wskaż lokal przy każdej wiadomości w zakładce Skrzynka.
- Dostawca zna stary adres. Po zmianie adresu stary już nie działa. Podaj dostawcom nowy.
- Nie widzę przycisków zmiany. Zmiany ustawień wymagają uprawnienia do zarządzania finansami.