Do czego to służy
Kartoteka to lista firm, z którymi pracujesz: dostawców, serwisantów i nabywców. Jest wspólna dla wszystkich lokali. Faktury, umowy i sprzęt przypinasz właśnie do kontrahentów z tej listy. Dobrze prowadzona kartoteka oszczędza czas, bo aplikacja uczy się, jaką kategorię i jaki lokal przypisać fakturom danego dostawcy.
Kto to widzi
Kartotekę prowadzi właściciel albo kierownik lokalu z odpowiednim uprawnieniem. Pozostali nie zobaczą przycisków do zmian.
W menu przejdź do Finanse, wybierz Koszty i zakładkę Kontrahenci.
Krok po kroku
- Otwórz zakładkę Kontrahenci. Lista ma kolumny: nazwa, rola, NIP, kontakt, miasto i adresy. Pole wyszukiwania znajdzie kontrahenta po nazwie albo NIP-ie.
- Kliknij Dodaj kontrahenta (oznaczenie 1), żeby dopisać nową firmę.
- Przycisk Wszyscy (oznaczenie 2) pokazuje całą kartotekę. Do weryfikacji (oznaczenie 3) pokazuje tylko kontrahentów założonych automatycznie z faktur KSeF. Aplikacja wzięła ich NIP, nazwę, adres i rachunek z dokumentu, ale nikt jeszcze ich nie sprawdził.
- Przy takim kontrahencie kliknij Zweryfikuj (oznaczenie 4), gdy dane się zgadzają.
W oknie wpisz Nazwę (oznaczenie 1). Tylko to pole i Rola są obowiązkowe.
- Wybierz Rolę (oznaczenie 2): Dostawca, Nabywca albo Dostawca i nabywca. Nabywców wybierasz potem przy wystawianiu faktur sprzedaży.
- Wpisz NIP (oznaczenie 3). Możesz go wpisać z prefiksem i myślnikami, bo aplikacja zapisze same cyfry. Dla polskich numerów sprawdza sumę kontrolną. Zostaw pole puste dla osoby fizycznej albo kontrahenta z zagranicy.
- Uzupełnij, co wiesz: pełną nazwę, kraj, IBAN, adres, e-mail, telefon i uwagi. Kliknij Zapisz kontrahenta (oznaczenie 4).
Kliknij nazwę kontrahenta na liście, żeby zobaczyć szczegóły: skąd się wziął w kartotece, czy jest zweryfikowany oraz jego NIP, adres i rachunek. W oknie są przyciski Zweryfikuj (oznaczenie 1), Edytuj (oznaczenie 2) i Adresy e-mail (oznaczenie 3).
- W części Reguła kontrahenta (oznaczenie 4) ustawiasz, co aplikacja ma robić z jego fakturami. Wybierz Kategorię, Domyślny lokal albo zaznacz Dostawca mieszany (wtedy każda faktura może mieć inną kategorię i aplikacja żadnej nie podpowie). Kliknij Zapisz regułę.
- Część Karta kontrahenta (oznaczenie 5) pokazuje w wybranym miesiącu koszty z faktur tego kontrahenta, to, co jest do zapłaty, należności oraz ostatnie faktury.
Przycisk Adresy (oznaczenie 5) na liście (albo Adresy e-mail w szczegółach) otwiera listę adresów, z których kontrahent do Ciebie pisze. Wpisz adres albo samą domenę w polu (oznaczenie 1) i kliknij Dodaj. Dzięki temu aplikacja rozpoznaje nadawcę poczty i sama przypina jego faktury do tego kontrahenta.
Ustawienia i opcje
- Reguła nauczona. Gdy reguły nie ma, aplikacja uczy się jej z zatwierdzonych faktur kontrahenta. Reguła lokalu włącza się po trzech zgodnych zatwierdzeniach. Przycisk Wyczyść nauczone kasuje to, czego aplikacja nauczyła się sama.
- Koszt wspólny firmy. Zaznacz Dziel faktury tego kontrahenta między lokale dla dostawców, których faktury nie należą do jednego lokalu (na przykład telefony, księgowość, oprogramowanie). Faktury przygotują się jako wspólne, a Ty nadal zatwierdzasz je jak zwykle.
- Przenieś reguły kategorii. Po wyłączeniu albo scaleniu kategorii przycisk Przenieś reguły kategorii… ustawi nową kategorię we wszystkich regułach, które miały starą. Wybierasz kategorię źródłową i docelową.
- Dezaktywacja. W oknie edycji odznacz Kontrahent aktywny, jeśli firma przestała być dostawcą. Wyłączony kontrahent zostaje w historii, ale faktury od niego zatrzyma ostrzeżenie.
- E-mail w formularzu a Adresy. Pole E-mail w formularzu to adres, na który Ty wysyłasz korespondencję. Lista Adresy służy do rozpoznawania poczty, którą kontrahent wysyła do Ciebie.
- Zmiana reguł. Reguły zmienia osoba z dostępem do wszystkich lokali firmy, na przykład właściciel.
Co jeśli…
- Aplikacja odrzuca NIP. Dla polskich numerów sprawdzamy sumę kontrolną. Sprawdź cyfry z faktury.
- Nie mogę dodać adresu e-mail kontrahenta. Aplikacja podaje powód: to adres skrzynki GastroOS, to Twój własny adres (przy przekierowaniu nadawcą jest osoba przekazująca), ten adres ma już inny kontrahent, albo to adres no-reply.
- Dwa wpisy tej samej firmy. W szczegółach kontrahenta zobaczysz informację „Podobny do…”. Scalanie takich wpisów jest dopiero w przygotowaniu.
- Reguła kategorii nie działa. Sprawdź, czy kategoria z reguły nie została wyłączona. Wtedy przenieś reguły na aktywną kategorię.