Do czego to służy
Karta pracownika to jedno miejsce z całą kadrową historią osoby. Poprawisz tu dane kontaktowe, zmienisz stawkę, przypiszesz pracownika do kolejnego lokalu, ustawisz warunki zatrudnienia i zobaczysz podsumowanie jego pracy. Stąd też zakończysz zatrudnienie, gdy ktoś odchodzi.
Kto to widzi
Kartę widzą właściciel i kierownik. Część czynności jest tylko dla właściciela: trwałe usunięcie osoby i scalanie duplikatów. Zakończenie zatrudnienia i zmiana stawki wymagają odpowiednich uprawnień. Jeśli ich nie masz, odpowiednie przyciski się nie pojawią.
Krok po kroku
- Na ekranie Pracownicy kliknij nazwisko osoby. Otworzy się jej karta. Na górze jest imię i nazwisko osoby oraz jej status.
- Edytuj dane (oznaczenie 1) otwiera krótki formularz: Nazwa wyświetlana, Status, E-mail i Telefon. Zmień, co trzeba, i kliknij Zapisz.
- Więcej (oznaczenie 2) otwiera dodatkowe czynności. Opisuję je poniżej.
- W sekcji PIN do kiosku kliknij Pokaż (oznaczenie 3), żeby zobaczyć PIN pracownika. Wylosuj nowy daje nowy PIN. Stary przestaje działać od razu.
- W sekcji Przypisania każdy lokal, w którym osoba pracuje, ma własny wpis ze stanowiskiem i datą początku. Żeby dodać kolejny lokal, kliknij Dodaj lokal (oznaczenie 4).
Menu Więcej zawiera cztery czynności:
- Zmień formę umowy… (oznaczenie 5). Wybierasz nową formę i dzień. Obecna umowa kończy się dzień wcześniej i zostaje w historii, a nowa zaczyna się od wybranego dnia. Etat, norma i przypisania do lokali przechodzą na nią bez przerwy w grafiku. Pracownik nadal się loguje.
- Scal z inną osobą… (oznaczenie 6). Dla sytuacji, gdy ta sama osoba jest w zespole dwa razy, np. po imporcie grafiku. Wybierasz, który rekord zostaje. Historia przechodzi na niego, a drugi znika. Tego nie da się cofnąć. Scalać może tylko właściciel. Gdy obie osoby mają konto w aplikacji, scalenie jest niemożliwe.
- Zakończ zatrudnienie… (oznaczenie 7). Opisane niżej.
- Usuń trwale… (oznaczenie 8). Tylko dla duplikatów i rekordów dodanych przez pomyłkę. Usunąć można wyłącznie osobę bez konta w aplikacji i bez żadnej historii w danych firmy. Jeśli historia istnieje, aplikacja pokaże, co blokuje usunięcie. Usuwa tylko właściciel.
- W sekcji Przypisania przy każdym wpisie widzisz stawkę. Kliknij Zmień (oznaczenie 9), żeby ją poprawić. Możesz wybrać Za godzinę albo Miesięcznie (stała pensja). Przy pensji miesięcznej Wypłaty pokażą całą kwotę, a do kosztu pracy aplikacja przeliczy ją na stawkę godzinową.
- Zakończ przypisanie… (oznaczenie 10) kończy pracę osoby na tym stanowisku w tym lokalu od wybranego dnia. Zmiany z grafiku i historia zostają. Jeśli to ostatnie przypisanie osoby, aplikacja podpowie, że do odsunięcia od pracy służy Zakończ zatrudnienie.
- Po kliknięciu Dodaj lokal (oznaczenie 11) wybierz Lokal, Stanowisko i Od dnia, a potem kliknij Dodaj lokal jeszcze raz. Osoba pracująca w kilku lokalach ma osobne przypisanie w każdym.
W sekcji Warunki zatrudnienia kliknij Zmień warunki. Ustaw Obowiązują od (oznaczenie 12), System czasu pracy (oznaczenie 13: podstawowy, równoważny albo zlecenie), Norma tygodniowa (godz.) (oznaczenie 14) i Wymiar etatu (oznaczenie 15). Kliknij Zapisz warunki (oznaczenie 16).
- Nowe warunki tworzą nową wersję od wybranej daty. Poprzednia zostaje zamknięta, a historia jest zachowana. Możesz też zastosować gotowy szablon warunków.
Ustawienia i opcje
Sekcje Zadania, Obecność, Wnioski o wolne, Dokumenty i Akademia to podsumowania pracy osoby (np. liczba otwartych zadań, godziny z ostatnich 31 dni, wnioski, kursy). Kliknij nagłówek sekcji, żeby ją rozwinąć.
Jak zakończyć zatrudnienie
- Kliknij Więcej, a potem Zakończ zatrudnienie….
- Wybierz Data zakończenia (oznaczenie 17). Możesz wpisać datę przyszłą, np. gdy trwa wypowiedzenie, ale dostęp do aplikacji zostanie odcięty od razu.
- W polu Powód (opcjonalnie) (oznaczenie 18) wpisz krótki kod do raportów, np. rozwiazanie-za-porozumieniem. Nie wpisuj informacji o zdrowiu ani szczegółów sprawy.
- Kliknij Zakończ zatrudnienie (oznaczenie 19). Aplikacja pokaże podsumowanie skutków i poprosi o ostatnie potwierdzenie. Do tego momentu nic się nie zmienia.
Co się stanie po potwierdzeniu: umowy i przypisania do lokali zostaną zamknięte, osoba zniknie z planowania, nie zaloguje się i nie odbije czasu pracy, a jej wnioski o wolne w toku zostaną odrzucone. Opublikowane grafiki, lista obecności i rozliczone godziny zostają bez zmian.
Co jeśli…
- Pomyliłem się przy zakończeniu zatrudnienia. Tego nie da się cofnąć w aplikacji. Ponowne zatrudnienie tej samej osoby zgłoś do obsługi GastroOS.
- Chcę tylko, żeby ktoś zniknął z jednego lokalu. Użyj Zakończ przypisanie… zamiast kończenia zatrudnienia.
- W menu Status widzę „Nieaktywny — zakończ zatrudnienie…”. Sama zmiana statusu zostawiłaby umowę i dostęp otwarte, dlatego aplikacja kieruje Cię do Zakończ zatrudnienie.
- Aplikacja pisze, że tej osoby nie można usunąć. Ma konto albo historię w danych firmy. Zakończ zatrudnienie, a jeśli to duplikat, scal go z właściwym rekordem.
- Osoba pracuje w kilku lokalach i chcę zmienić główne stanowisko. Przy przypisaniu użyj Ustaw jako główne. Aplikacja uprzedzi, że może to zmienić stawkę liczoną dla dawnych dni bez zmiany w grafiku.