Do czego to służy
Wnioski o wolne zastępują kartki i wiadomości w komunikatorach. Pracownik wybiera rodzaj wolnego i daty, a kierownik widzi wniosek w jednym miejscu i podejmuje decyzję. Decyzję zawsze podejmuje człowiek — aplikacja nie zatwierdza wniosków sama.
Kto to widzi
- Pracownik składa wnioski i widzi własne wnioski wraz ze statusem.
- Kierownik widzi wnioski swojego zespołu i je rozstrzyga.
Obie osoby wchodzą w to samo miejsce w menu: Wnioski o wolne. To, co zobaczysz, zależy od Twojej roli. U góry ekranu są trzy liczniki: Oczekują, Zatwierdzone i Odrzucone.
Krok po kroku
Jeśli jesteś pracownikiem — złożenie wniosku
Otwórz w menu Wnioski o wolne. Znajdziesz tam formularz Złóż wniosek o wolne, a pod nim listę Moje wnioski ze statusami.
- W polu Typ wybierz rodzaj wolnego, np. urlop wypoczynkowy, urlop na żądanie albo oddanie krwi (oznaczenie 1).
- Gdy sprawa jest pilna, zaznacz Pilne (oznaczenie 2). Kierownik zobaczy przy wniosku oznaczenie „Pilne”.
- W polu Od wpisz pierwszy dzień wolnego (oznaczenie 3).
- W polu Do wpisz ostatni dzień wolnego (oznaczenie 4). Data „Do” nie może być wcześniejsza niż „Od”.
- Jeśli chcesz, uzupełnij Powód (opcjonalnie) (oznaczenie 5) — krótko, np. „sprawy rodzinne”.
- Kliknij Wyślij wniosek (oznaczenie 6). Zobaczysz komunikat „Wniosek został złożony.”
Wniosek pojawi się na liście Moje wnioski jako oczekujący. Gdy kierownik zdecyduje, status się zmieni, a jeśli podał uzasadnienie odmowy, zobaczysz je przy swoim wniosku.
Jeśli jesteś kierownikiem — decyzja
Otwórz w menu Wnioski o wolne. Zobaczysz sekcję Wnioski zespołu.
- Zakładka Oczekujące z liczbą w nawiasie (oznaczenie 1) pokazuje wnioski czekające na decyzję. Zakładka Wszystkie (oznaczenie 2) pokazuje także wnioski już rozstrzygnięte.
- Kliknij wiersz z wnioskiem (oznaczenie 3), aby zobaczyć szczegóły: typ, zakres dat, kiedy wniosek złożono, powód i status.
- Kliknij Zatwierdź (oznaczenie 4), jeśli zgadzasz się na wolne.
- Kliknij Odrzuć (oznaczenie 5), jeśli się nie zgadzasz.
Przyciski Zatwierdź i Odrzuć są widoczne przy każdym oczekującym wniosku, więc prostą sprawę załatwisz bez otwierania szczegółów. Te same przyciski są też w oknie szczegółów.
Przy odrzuceniu aplikacja pyta, czy na pewno. Możesz wtedy wpisać Uzasadnienie (opcjonalnie), które pracownik zobaczy przy swoim wniosku.
- Wpisz uzasadnienie (oznaczenie 6), np. „W tym terminie brakuje obsady”.
- Kliknij Odrzuć wniosek (oznaczenie 7). Pracownik od razu zobaczy odmowę, a wniosek zniknie z listy oczekujących.
Ustawienia i opcje
- Rodzaje wolnego. Lista w polu Typ zależy od ustawień firmy (np. urlop wypoczynkowy, urlop na żądanie, urlop okolicznościowy, urlop opiekuńczy, oddanie krwi, urlop bezpłatny). Jeśli brakuje właściwego rodzaju, poproś przełożonego o dodanie go w konfiguracji.
- Pilne. Oznaczenie pomaga kierownikowi zauważyć wniosek, który wymaga szybkiej odpowiedzi.
- Szczegóły wniosku. W oknie szczegółów po rozstrzygnięciu widać też datę decyzji i — jeśli została podana — jej uzasadnienie.
- Wpływ na grafik. Przy sprawdzaniu grafiku przed publikacją aplikacja zwraca uwagę na zmianę osoby, która ma w tym dniu zatwierdzony wniosek o wolne (reguła „Zatwierdzony wniosek o wolne”). Zobacz Jak opublikować grafik.
Co jeśli…
- …widzę „Uzupełnij typ oraz daty od i do”? Wypełnij wszystkie trzy pola: Typ, Od, Do.
- …widzę „Data zakończenia nie może być wcześniejsza niż początek”? Sprawdź daty — Do musi być tego samego dnia co Od albo późniejsza.
- …widzę „Brak typów wolnego, które możesz zgłosić”? Firma nie skonfigurowała jeszcze rodzajów wolnego dla Twojego konta. Poproś przełożonego o konfigurację.
- …nie mogę znaleźć wniosku na liście kierownika? Sprawdź zakładkę Wszystkie — wnioski już rozstrzygnięte nie są w zakładce Oczekujące.
- …decyzja się nie zapisała? Aplikacja pokaże komunikat „Nie udało się zapisać decyzji”. Odśwież stronę i spróbuj jeszcze raz.