Do czego to służy
W ekranie Dokumenty trzymasz swoje dokumenty pracownicze: umowę, badania lekarskie, szkolenie BHP, certyfikaty. Wgrywasz plik w aplikacji, a przełożony go sprawdza i zatwierdza. Zamiast nosić papier do lokalu, masz wszystko w jednym miejscu i widzisz, czego jeszcze brakuje.
Kto to widzi
Ekran Dokumenty ma każdy pracownik, którego konto jest powiązane z kartą pracownika. Widzisz tu tylko własne dokumenty. Pliki medyczne, na przykład badania, widzą wyłącznie właściciel firmy i kierownik. Lider zmiany i koledzy z zespołu ich nie zobaczą.
Krok po kroku
- Otwórz w menu pozycję Dokumenty. U góry sprawdź kafelek Brakuje mi (oznaczenie 1). Mówi, ilu wymaganych dokumentów jeszcze nie wgrałeś(aś).
- Zobacz listę Twoje wymagane dokumenty (oznaczenie 2). Przy każdym dokumencie widać stan, a przy brakującym przycisk Wgraj (oznaczenie 3).
- Poniżej, w części Moje pliki (oznaczenie 4), widzisz wszystko, co już wgrano, razem ze stanem.
Przy dokumencie, którego brakuje (oznaczenie 1), kliknij Wgraj (oznaczenie 2) i wybierz plik z telefonu lub komputera. Możesz też przeciągnąć plik na pole albo kliknąć pole „Przeciągnij plik lub kliknij, aby wybrać” (oznaczenie 3).
- Plik musi być w formacie PDF, JPG lub PNG i mieć do 10 MB. Zrób zdjęcie telefonem tak, żeby całą stronę było widać i dało się ją odczytać.
- Po wybraniu pliku zobaczysz jego nazwę oraz kilka pól. Sprawdź Typ dokumentu (przy wgrywaniu z listy wymagań jest już ustawiony). Jeśli dokument ma termin ważności, na przykład badania lekarskie, wpisz go w polu daty ważności.
- Kliknij Wyślij. Aplikacja potwierdzi, że plik został wgrany i trwa sprawdzenie antywirusem. Zwykle trwa to chwilę.
W części Moje pliki znajdź swój dokument (oznaczenie 1). Jego stan pokazuje, co się z nim dzieje (oznaczenie 2). Kliknij Pobierz (oznaczenie 3), jeśli chcesz zobaczyć plik jeszcze raz.
Ustawienia i opcje
Stan dokumentu może być taki:
- Trwa sprawdzenie antywirusem: plik jest sprawdzany, nikt jeszcze go nie widzi.
- Czeka na zatwierdzenie: plik przeszedł sprawdzenie i czeka na decyzję przełożonego.
- Zatwierdzony: dokument zaczyna się liczyć jako ważny w Twoich wymaganiach.
- Odrzucony: przy dokumencie widać powód, na przykład „nieczytelny skan drugiej strony”. Wgraj poprawiony plik.
- Zastąpiony nowszym: wgrałeś(aś) nowszą wersję, więc ta jest już nieaktualna.
Dokument z terminem ważności ma przy sobie napis „ważny do” i datę. Gdy termin się zbliża, przy wymaganiu pojawia się Wygasa wkrótce. Wgraj wtedy nowy dokument, zanim stary straci ważność.
Co jeśli…
- Przełożony poprosił mnie o dokument. U góry ekranu zobaczysz część Poproszono Cię o z informacją, że manager czeka na te dokumenty. Wgraj je tak samo jak wyżej.
- Aplikacja pisze o nieobsługiwanym formacie. Wgraj plik PDF, JPG albo PNG. Zdjęcia w innych formatach zapisz najpierw jako JPG.
- Aplikacja pisze, że plik jest pusty albo za duży. Limit to 10 MB. Zrób zdjęcie w niższej rozdzielczości albo zapisz PDF w mniejszym rozmiarze.
- Przy pliku widzę „Zablokowany przez sprawdzenie antywirusowe”. Plik nie przeszedł kontroli. Wgraj czysty plik jeszcze raz, najlepiej świeżo zrobione zdjęcie albo nowy skan.
- Nie widzę przycisku Wgraj. Twoje konto nie jest powiązane z kartą pracownika. Poproś kierownika, żeby je połączył.