Do czego to służy
Alert to reguła: gdy w lokalu zajdzie zdarzenie, system powiadomi wskazane osoby. Na przykład gdy checklista otwarcia nie zostanie zrobiona, ktoś spóźni się na zmianę albo w kasie zabraknie pieniędzy.
Dzięki alertom nie musisz zaglądać do aplikacji, żeby sprawdzić, czy wszystko jest w porządku. Aplikacja da Ci znać, gdy coś jest nie tak.
Kto to widzi
Alerty ustawiają właściciel i kierownik. Zwykły pracownik nie ma do nich dostępu. Odbiorcą alertu może być każda osoba, która ma dostęp do wybranych lokali i do danych, o których mówi alert. Alert o kasie nie trafi więc do kogoś, kto nie widzi kasy.
Krok po kroku
- Wejdź w Alerty. Zakładka Reguły (oznaczenie 2) pokazuje Twoje alerty. Gdy nie masz jeszcze żadnego, zamiast listy zobaczysz sekcję Polecane alerty (na obrazku jej nie ma, bo alert już istnieje). Jedno kliknięcie otwiera gotowy alert, na przykład Checklista otwarcia niewykonana. Przed zapisaniem możesz wszystko zmienić. Domyślnie powiadomienie dostaniesz Ty.
- Jeśli polecane alerty nie wystarczą, kliknij Nowy alert (oznaczenie 1) albo Ustaw własny alert od zera.
W sekcji Kiedy (oznaczenie 4) wybierz zdarzenie. Są pogrupowane tematycznie: obecność i spóźnienia, checklisty, zadania, HACCP, kasa, sprzedaż, dostawy, zespół i opinie. Wybierz na przykład Checklista niewykonana (oznaczenie 5). Na obrazku widać tylko początek listy.
- Ustaw szczegóły zdarzenia. Zależą od wybranego rodzaju. Przy checklistach wybierasz Która checklista (otwarcia, zamknięcia, HACCP albo konkretna) i Zapas po terminie w minutach. Pole podglądu Tak to przeczytasz układa Twoje ustawienia w zdanie, żebyś mógł sprawdzić, czy alert zrobi to, o co Ci chodzi.
W sekcji Gdzie (oznaczenie 7) wskaż lokale. Domyślnie wstawiamy lokal wybrany w menu. Możesz dodać kilka lokali albo wybrać Cała firma, wtedy alert działa też w lokalach, które dodasz później. Opcja Cała firma jest dostępna tylko dla osoby z dostępem do całej firmy.
W sekcji Komu (oznaczenie 8) wybierz osoby, które mają dostać powiadomienie. Możesz wyszukać je po nazwisku. Na liście są tylko osoby z dostępem do wybranych lokali i do danych alertu.
- W sekcji Jak (oznaczenie 9) wybierz sposób powiadomienia:
- Dzwonek w aplikacji: zawsze włączony, dzięki niemu żadne powiadomienie nie przepadnie,
- Powiadomienie push na telefon: wyskakuje od razu, także gdy aplikacja jest zamknięta,
- E-mail (oznaczenie 10): wiadomość na adres konta każdej wskazanej osoby.
- Jeśli chcesz, wpisz Nazwę alertu, na przykład „Otwarcie – Mokotów”. Nazwa jest nieobowiązkowa.
- Kliknij Zapisz alert (oznaczenie 11). Alert zacznie działać od razu.
Ustawienia i opcje
Zarządzanie alertami
Na liście w zakładce Reguły każdy alert jest opisany jednym zdaniem: kiedy, gdzie, kto dostaje i jak. Widzisz też, kiedy alert odezwał się ostatnio. Dla każdego alertu możesz:
- włączyć lub wyłączyć go przełącznikiem (oznaczenie 14; wyłączony alert nie powiadamia, dopóki go nie włączysz),
- otworzyć menu Więcej działań (oznaczenie 15) i kliknąć Edytuj, żeby zmienić lokale, odbiorców i sposób powiadomienia,
- w tym samym menu kliknąć Duplikuj, żeby zacząć od kopii,
- w tym samym menu kliknąć Archiwizuj. Alert przestaje działać i znika z listy, a historia jego powiadomień zostaje.
Rodzaju zdarzenia w zapisanym alercie nie da się zmienić. Jeśli potrzebujesz innego, dodaj nowy alert.
Historia alertów
Zakładka Historia pokazuje, kiedy i gdzie alert się odezwał oraz do kogo trafił. Zawęź ją filtrami Rodzaj alertu (oznaczenie 12) oraz Od dnia i Do dnia (oznaczenie 13). Kliknięcie wiersza prowadzi do sprawy, której alert dotyczył. Przy wierszu widać też, ile osób pominięto, bo straciły dostęp do lokalu albo do danych alertu.
Historię widzą te same osoby, które mogą ustawiać alerty.
Limity
Możesz mieć najwyżej 100 aktywnych alertów. Jeden alert może mieć najwyżej 50 odbiorców i obejmować najwyżej 500 lokali. Przy większej liczbie lokali wybierz Cała firma.
Co jeśli…
- Nie widzę osoby na liście odbiorców – ta osoba nie ma dostępu do wybranych lokali albo do danych, o których mówi alert. Zmień lokal albo nadaj jej dostęp.
- Osoba przestała dostawać powiadomienia – straciła dostęp do lokalu lub do danych alertu. W historii zobaczysz to jako „Pominięto”.
- Alert jest włączony, ale nic się nie dzieje – w historii sprawdź, czy się odezwał. Pusta historia może też znaczyć, że po prostu nic złego się nie wydarzyło.
- Pojawia się komunikat o limicie 100 alertów – wyłącz albo zarchiwizuj alerty, których nie używasz.
- Nie mogę zmienić zdarzenia w istniejącym alercie – dodaj nowy alert z właściwym zdarzeniem i zarchiwizuj stary.
- Nie widzę zakładki Alerty albo dostaję komunikat o braku dostępu – alerty ustawiają właściciel i kierownik. Poproś właściciela firmy o dostęp.