Jak ustawić wspólne stanowisko dla kilku lokali i podzielić jego koszt

Do czego to służy

W firmie z kilkoma lokalami ta sama osoba często pracuje dla wszystkich naraz. Najczęściej to kierowca, który podczas jednej zmiany wozi zamówienia z dwóch restauracji. Nie musisz wpisywać mu dwóch osobnych zmian ani liczyć kosztu ręcznie na koniec miesiąca. Wystarczy raz:

• ustawić stanowisko wspólne (np. Kierowca) i wskazać, dla których lokali pracuje,
• wybrać regułę podziału kosztu, np. według kursów tego kierowcy,
• układać jedną zmianę w grafiku całej firmy. Widać ją wtedy w grafiku każdego z tych lokali.

Pracownik dostaje normalną wypłatę za swoje godziny i kwota Do wypłaty się nie zmienia. Dzielimy tylko koszt jego pracy między lokale, więc wynik każdego lokalu pokazuje jego prawdziwą część.

> Ważne: podział kosztu ustawiasz przy stanowisku, a nie przy każdej zmianie. Dopóki stanowisko ma ustawione Wszystkie lokale, każda zmiana jest zwykłą zmianą jednego lokalu, także w grafiku całej firmy.

Kto to widzi

Funkcję włącza i stanowiska wspólne ustawia właściciel. Kierownik widzi przy stanowisku plakietki lokali i reguły, ale nie może ich zmienić. Zmiany w grafiku całej firmy układa każdy, kto może edytować grafik. Koszt dla lokalu w Wypłatach widzi osoba z dostępem do kosztów pracy.

Krok po kroku

1. Włącz wspólne stanowiska

1. Wejdź w Ustawienia i wybierz zakładkę Firma — ustaw raz.
2. Na karcie Wspólne stanowiska i grafik całej firmy włącz przełącznik Włącz wspólne stanowiska (oznaczenie 1).
3. Przycisk Otwórz grafik całej firmy (oznaczenie 2) prowadzi prosto do grafiku wszystkich lokali.

Funkcja jest domyślnie wyłączona. Bez niej grafik, stanowiska i wypłaty działają osobno w każdym lokalu, tak jak dotąd.

2. Ustaw stanowisko jako wspólne

1. Wejdź w Stanowiska (menu, sekcja Zespół) i przy stanowisku, np. Kierowca, kliknij Edytuj.
2. W części Lokale stanowiska zaznacz Wybrane lokale (oznaczenie 3).
3. Zaznacz lokale, dla których ta osoba pracuje (oznaczenie 4). Stanowisko staje się wspólne, gdy wybierzesz co najmniej dwa.
4. W polu Jak dzielić koszt pracy między lokale wybierz regułę (oznaczenie 5). Dla kierowców najczęściej Według kursów pracownika. Wszystkie reguły opisujemy niżej.
5. Wybierz Lokal prowadzący (oznaczenie 6). Do grafiku tego lokalu trafi nowa zmiana tego stanowiska dodana w grafiku całej firmy.
6. Kliknij Zapisz (oznaczenie 7).

Przy nazwie stanowiska pojawią się plakietki z lokalami i regułą podziału, np. „koszt: Według kursów pracownika” (oznaczenie 8).

3. Ułóż zmianę w grafiku całej firmy

1. W przełączniku lokalu w menu wybierz Cała firma, a potem Grafik. Możesz też kliknąć Otwórz grafik całej firmy w Ustawieniach.
2. Zostań w widoku Siatka całej firmy (oznaczenie 9). Wygląda jak grafik lokalu, ale wiersze są w sekcjach: każdy lokal osobno, a na końcu Wspólne stanowiska (oznaczenie 10). Tam są osoby przypisane do stanowiska wspólnego.
3. Zmiana wspólna ma przy godzinach ikonę łańcucha (oznaczenie 11).
4. Kliknij pustą kratkę w wierszu osoby z sekcji Wspólne stanowiska, w dniu, w którym ma pracować.

5. 

   W oknie Nowa zmiana wybierz stanowisko wspólne (oznaczenie 13).

6. Pod spodem zobaczysz, dla których lokali jest ta zmiana i w grafiku którego lokalu ją zapiszemy (oznaczenie 14). Okno nie pyta o lokal, bo zmiana jest dla wszystkich lokali stanowiska naraz.
7. Wpisz godziny Od i Do i kliknij Dodaj zmianę (oznaczenie 15).

Publikujesz jak zawsze. Każdy lokal możesz opublikować osobno w jego grafiku albo wszystkie naraz przyciskiem Opublikuj wszystkie (oznaczenie 12 na obrazku grafiku), po potwierdzeniu.

4. Zobacz wspólną zmianę w grafiku drugiego lokalu

W grafiku każdego innego lokalu stanowiska widać tę samą zmianę, przygaszoną i z ikoną łańcucha (oznaczenie 16). Po najechaniu zobaczysz, w grafiku którego lokalu ją ułożono. Tutaj jest tylko do odczytu, a poprawiasz ją w lokalu, w którym została zapisana.

Taka zmiana liczy się do obsady lokalu, ale nie do jego godzin i kosztu z grafiku (oznaczenie 17). Koszt dzieli reguła stanowiska, więc nic się nie dubluje.

5. Sprawdź podział kosztu w Wypłatach

1. Wejdź w Wypłaty. Pokazują lokal wybrany w menu.
2. Karta Koszt pracy dla lokalu (oznaczenie 18) pokazuje koszt po podziale stanowisk wspólnych: ile lokal oddał innym lokalom i jaki ma udział w koszcie pracowników wspólnych.
3. Przy pracowniku wspólnym zobaczysz Koszt dla lokalu, udział w procentach i regułę, np. „wg kursów pracownika” (oznaczenie 19). Na obrazku kierowca pracował w drugim lokalu, ale ten lokal miał 40% jego kursów, więc ponosi 40% kosztu. Dlatego wiersz ma 0 h, 0,00 zł do wypłaty i dopisek Nie pracował tu — lokal ponosi część kosztu.

Ten sam podział trafia do wyniku lokalu w Finansach, do kosztu pracy od początku miesiąca i do kafla Koszt pracy dziś na pulpicie. Kafel lokalu, w którym nikt się nie odbił, pokazuje wtedy dopisek w tym … — udział stanowisk wspólnych.

6. Zmiana tylko dla jednego lokalu

Osoba ze stanowiska wspólnego czasem pracuje tylko dla jednego lokalu, np. kierowca rozwozi w sobotę wyłącznie zamówienia Da Grasso. Taka zmiana nie powinna iść do podziału. Masz dwa sposoby:

• Przełącznik „Tylko ten lokal” na zmianie. Taka zmiana zostaje zwykłą zmianą jednego lokalu: jej koszt nie jest dzielony, nie widać jej w grafiku drugiego lokalu i nie liczy się do jego obsady. Odbicie RCP w czasie tej zmiany też zostaje w tym lokalu.

W grafiku lokalu, w oknie nowej albo edytowanej zmiany na stanowisku wspólnym, włącz Tylko ten lokal (oznaczenie 20). Pod przełącznikiem zobaczysz, dla którego lokalu jest zmiana i w którym grafiku jej nie będzie.

W grafiku całej firmy włącz Tylko jeden lokal (oznaczenie 21) i wybierz Lokal (oznaczenie 22). Domyślnie podpowiada się lokal prowadzący stanowiska.

• Osobne stanowisko. Dodaj w Stanowiskach drugie stanowisko, np. Kierowca Da Grasso, i przypisz je tylko do jednego lokalu. Daj pracownikowi przypisanie na nim z jego stawką, inaczej stawka weźmie się z domyślnej stawki stanowiska. Zmiany na tym stanowisku zawsze zostają w swoim lokalu. Ten sposób jest wygodny, gdy podział pracy jest stały, np. w weekendy kierowca jeździ tylko dla jednej restauracji.

Aplikacja rozpoznaje, czy praca była wspólna, po opublikowanej zmianie, w czasie której pracownik się odbił. Odbicie bez zmiany w grafiku liczy się według głównego przypisania pracownika. Jeśli to stanowisko wspólne, koszt się podzieli.

Ustawienia i opcje

Reguły w polu Jak dzielić koszt pracy między lokale:

• Nie dziel — płaci lokal, w którym była praca. Zmiana jest wspólna w grafiku, ale koszt zostaje tam, gdzie pracownik się odbił albo miał zmianę.
• Według kursów pracownika. Dla kierowców. Każdy lokal płaci taką część, jaki ma udział w obrocie z kursów tego kierowcy w miesiącu.
• Według obrotu lokali. Lokal płaci taką część, jaką ma w łącznej sprzedaży lokali tego stanowiska w miesiącu.
• Według obrotu z dostaw lokali. Tak samo, ale liczy się tylko obrót z dostaw.
• Według godzin w każdym lokalu. Lokal płaci za godziny, które pracownik przepracował właśnie w nim.
• Po równo. Każdy lokal stanowiska płaci tyle samo.
• Własne procenty. Wpisujesz stały udział każdego lokalu, razem 100%.

Podział liczymy za ten sam okres co Wypłaty. Suma udziałów zawsze równa się kosztowi pracownika, co do grosza.

Co jeśli…

• W grafiku całej firmy okno zmiany pyta o lokal i muszę dodać zmianę osobno w każdym lokalu. Stanowisko nie jest jeszcze wspólne. Wejdź w Stanowiska, przy stanowisku wybierz Wybrane lokale, zaznacz co najmniej dwa lokale i regułę podziału (krok 2).
• Nie widzę części „Lokale stanowiska” przy stanowisku. Albo wspólne stanowiska są wyłączone w Ustawieniach, albo nie jesteś właścicielem. Kierownik widzi tylko plakietki.
• Nie widzę karty „Wspólne stanowiska i grafik całej firmy” w Ustawieniach. Kartę widzi tylko właściciel, w zakładce Firma — ustaw raz.
• Przy pracowniku jest „brak danych do klucza — po równo”. Reguła nie miała z czego policzyć udziału, np. kierowca nie ma w tym miesiącu żadnego kursu przypisanego do siebie. Koszt dzieli się wtedy po równo. Przy regule Według kursów pracownika sprawdź, czy kierowca z systemu dostaw jest połączony z osobą w GastroOS.
• W grafiku lokalu nie ma stanowiska wspólnego na liście. Lokalu nie ma na liście lokali tego stanowiska. Dodaj go w Stanowiskach albo wybierz inne stanowisko.
• Kierowca miał zmianę tylko dla jednego lokalu, a koszt i tak się podzielił. Zmiana nie miała zaznaczonego Tylko ten lokal albo nie była opublikowana. Zaznacz przełącznik i opublikuj grafik, albo ułóż taką zmianę na osobnym stanowisku tylko tego lokalu (krok 6).
• Kwota „Do wypłaty” jest taka sama jak przedtem. Tak ma być. Podział zmienia tylko to, który lokal ponosi koszt, a nie to, ile dostaje pracownik.
• Lokale to różne spółki. Podział pokazuje, kto ponosi koszt. Wypłatę nadal wypłaca pracodawca z umowy, a rozliczenie między spółkami robicie poza GastroOS.

Powiązane

• Jak dodać i ustawić stanowiska
• Jak dodać zmianę w grafiku
• Jak opublikować grafik
• Jak sprawdzić wypłaty za miesiąc