Jak wysłać ofertę i sprawdzić odpowiedź klienta

Do czego to służy

Gdy oferta na imprezę jest gotowa, trzeba ją dać klientowi i wiedzieć, co z nią zrobił. Z tego ekranu wysyłasz ją mailem, a jeśli wolisz, kopiujesz link i wklejasz go do SMS-a albo wiadomości. Klient otwiera ofertę w przeglądarce bez logowania i jednym kliknięciem daje znać, że mu odpowiada.

Przygotowanie samej oferty opisujemy w osobnym artykule. Tu zaczynamy od szkicu, który jest gotowy do wysłania.

Kto to widzi

Ofertę przygotowuje osoba z uprawnieniem „Przygotowanie ofert na imprezy”. Wysyłanie ofert klientom to osobne uprawnienie. Jeśli nie widzisz przycisku Wyślij klientowi, poproś właściciela o nadanie dostępu. Pozycja Oferty na imprezy jest w menu w grupie Goście.

Krok po kroku

1. W menu wybierz Goście, a potem Oferty na imprezy. Kliknij szkic, który chcesz wysłać.

2. 

   Znajdź panel Wysyłka do klienta. W polu Adres klienta (oznaczenie 1) jest adres wpisany w danych klienta. Możesz go zmienić, jeśli oferta ma pójść gdzie indziej.

3. Wybierz język wiadomości: Polski albo English (oznaczenie 2).
4. Jeśli przycisk jest wyszarzony, nad nim zobaczysz, czego brakuje, na przykład nazwy klienta, adresu e-mail, NIP-u firmy, pozycji oferty albo ceny pozycji własnej. Uzupełnij brakujące dane w panelach niżej.
5. Przed wysłaniem sprawdź treść. Kliknij Więcej nad szczegółami imprezy, a potem Pobierz podgląd (szkic). Gdy wszystko się zgadza, kliknij Wyślij klientowi (oznaczenie 3).

Uwaga: wysłanie jest krokiem bez powrotu. Oferta dostaje numer, a jej treść i kwoty zostają zamrożone. Wiadomość idzie na podany adres razem z ofertą w pliku PDF. Jeśli po wysłaniu zauważysz błąd, użyj przycisku Popraw (opisujemy go niżej).

1. Po wysłaniu panel zmienia nazwę na Wysłana. Zobaczysz, na jaki adres poszła oferta i kiedy. Na liście ofert oferta dostaje status Wysłana.
2. Jeśli chcesz przekazać ofertę SMS-em albo w komunikatorze, poniżej jest link dla klienta. Kliknij Kopiuj (oznaczenie 4) i wklej go do wiadomości. Jeśli linku jeszcze nie ma, kliknij Utwórz link.
3. Sprawdź pod linkiem, czy klient go otworzył. Zobaczysz napis „Otwarto 2 razy” albo „Klient jeszcze nie otworzył”. Gdy klient potwierdzi ofertę z linku, pojawi się data potwierdzenia.
4. Gdy link trafił w niepowołane ręce albo wysłałeś go nie temu klientowi, kliknij Unieważnij (oznaczenie 5) i potwierdź. Stary adres od razu przestaje działać. Nowy link utworzysz przyciskiem Utwórz nowy link (oznaczenie 6). Pamiętaj, że każdy nowy link unieważnia poprzedni.

5. 

   Klient widzi stronę z numerem oferty, liczbą gości, pozycjami, ceną całości i ceną za osobę oraz warunkami. Nie widzi danych klienta ani kwot netto. Na dole ma przycisk Potwierdzam zainteresowanie (oznaczenie 2) i Pobierz PDF (oznaczenie 1). Gdy kliknie pierwszy, oferta zmienia status na Potwierdzona.

6. 

   Statusy sprawdzasz na liście ofert (oznaczenia 1 i 2). Przy każdej ofercie widać liczbę gości i cenę całości.

7. Klient odpowiedział telefonem albo na miejscu? W panelu Wysłana kliknij Klient potwierdził (oznaczenie 1) albo Klient odrzucił (oznaczenie 2). Status zmieni się tak, jakby kliknął sam klient.

Ustawienia i opcje

• Co znaczą statusy. Szkic: oferta jeszcze nie wyszła. Wysłana: czeka na odpowiedź. Potwierdzona: klient dał znać, że mu odpowiada. Odrzucona: klient powiedział „nie”. Wygasła: minął termin ważności. Zastąpiona: powstała nowsza wersja.
• Potwierdzenie nie jest umową. „Potwierdzona” oznacza deklarację zainteresowania, a nie podpisaną umowę. Zadatek i szczegóły uzgodnij z klientem osobno. Klient widzi to samo ostrzeżenie pod przyciskiem.
• Ważność linku. Link działa do daty z pola Oferta ważna do. Po tej dacie klient zobaczy komunikat, że oferta jest niedostępna.
• Poprawka wysłanej oferty. Wysłanej oferty nie zmienisz, bo jest dokumentem. Kliknij Popraw. Powstanie nowy szkic z poprzednią treścią, a wysłana wersja stanie się Zastąpiona. Po poprawieniu wyślij nową wersję tak samo jak pierwszą. Jeśli kliknąłeś Popraw przez pomyłkę, w szkicu poprawki jest przycisk Odrzuć poprawkę.
• Historia. W panelu Historia kliknij Pokaż. Zobaczysz, kiedy oferta została wysłana, pobrana, potwierdzona albo odrzucona, razem z jej wcześniejszymi wersjami.

Co jeśli…

• Klient pisze, że nie dostał maila. Poproś, żeby zajrzał do folderu ze spamem. Sprawdź też adres w panelu Wysłana. Jeśli to nie pomaga, wyślij mu link z przycisku Kopiuj.
• Klient pisze, że link jest niedostępny. Link wygasł wraz z ofertą albo został unieważniony. Kliknij Utwórz nowy link i wyślij go jeszcze raz.
• Nie mogę zmienić ceny w wysłanej ofercie. To zamierzone, bo klient ma w ręku dokument z tą ceną. Użyj przycisku Popraw i wyślij nową wersję.
• Status nie zmienia się po telefonie od klienta. Status zmienia się sam tylko po kliknięciu klienta na stronie oferty. Przy odpowiedzi telefonicznej kliknij Klient potwierdził albo Klient odrzucił ręcznie.

Powiązane

• Jak przygotować ofertę na imprezę
• Jak wysłać ofertę dnia na karty gości (to inna funkcja: krótka wiadomość do posiadaczy kart lojalnościowych)